Jak se vytvářel online teambuilding

Myšlenka online teambuildingu

V posledních letech je čím dál častější, že zaměstnanci jedné firmy pracují na různých místech a kolegové v rámci jednoho týmu musí spolupracovat na dálku. Kvůli pandemii koronaviru a vyhlášenému omezení volného pohybu navíc byla většina firem nucena přejít na home office. Každý, kdo může, pracuje z domova za využití všech dostupných online konferenčních nástrojů. Zatímco většinu pracovních záležitostí lze vyřešit pomocí videohovorů, týmový duch a osobní vztahy se tímto způsobem zachovávají obtížně. Proto je přirozené snažit se zorganizovat nějakou teambuildingovou aktivitu, avšak realizace této aktivity může být celkem náročná.

Pár týdnů od začátku karantény nás oslovila firma s žádostí, zda bychom pro celý jejich tým vytvořili zábavnou hru, která by sloužila jako online teambuilding. V MindMaze víme, jak důležité je, aby se kolegové mezi sebou dobře znali a aby si rozuměli, jelikož to umožňuje efektivní spolupráci. Pro firmu, která nás tentokrát oslovila, už jsme v minulosti uspořádali mnoho akcí - vyzkoušeli už každou z našich běžných nabídek teambuildingových aktivit od únikových her po virtuální realitu. Ačkoliv nás tentokrát požádali o něco, co jsme zatím ve svém portfoliu neměli, rádi jsme výzvu přijali.

Naším úkolem bylo zorganizovat online událost pro 50 účastníků, se snadným online přístupem a využitím všeobecně dostupné platformy. Zároveň jsme museli vzít v úvahu, že budou hrát lidé hovořící různými jazyky a také zařídit, aby všechny aktivity byly pro každého zajímavé a zábavné. Cílem bylo vytvořit událost, která umožní kolegům strávit spolu nějaký čas, i když se zrovna nemůžou vídat. Požadovaný časový limit byl 2-3 hodiny. Tak jsme se dali do toho!

Herní formát

První překážka, na kterou jsme narazili, bylo to, že videohovor obsahující 50 lidí se stane nevyhnutelně chaotickým, pokud spolu mají všichni lidé kooperovat. Proto jsme rozdělili hráče do menších skupinek 4-5 lidí. Tyto menší týmy soupeřily mezi sebou v plnění nejrůznějších úkolů a zábavných aktivit. Jednotlivé úkoly měly časový limit, abychom zajistili hladký průběh ve stanoveném čase.

Vytvořili jsme také online výsledkovou listinu, kterou jsme po každém úkolu pravidelně doplňovali, aby se týmy mohly mezi sebou porovnávat. To povzbudí soutěživost! Každý tým navíc dostal jednoho žolíka, kterého bylo možné uplatnit před každou kategorií úkolů. Tento žolík znamenal zdvojnásobení bodů za danou kategorii, a proto mohl posunout i poslední tým na první místo! V průběhu herní události docházelo k mnoha spekulacím ohledně použití žolíka a týmy se snažily odhadnout, kdy ho nejlépe zahrát, aby získaly co největší výhodu.

Zábavné úkoly

Vytvořili jsme pro hráče širokou škálu nejrůznějších úkolů a aktivit. Všechny úkoly byly navrženy tak, aby povzbuzovaly schopnost komunikace a spolupráce v týmu v online prostředí. Při vytváření úkolů jsme mysleli na to, aby si všichni mohli najít něco, co je bude bavit a budou v tom dobří. Některé úkoly vyžadují kreativitu, jiné všeobecné znalosti, další cit pro detail či humor. Jedna z největších výzev spočívala v zahrnutí fyzických aktivit, které jsou zároveň dostupné pro všechny a zároveň jsou zábavné i přes internet. Nicméně díky konzultaci s klientem se nám povedlo zařadit kategorii fyzických úkolů, které donutily hráče zvednout se ze židle a začít se hýbat.

Hra je rozdělena do kol, každé kolo je nějak tematické a obsahuje 2 úkoly. Celkem tedy 10 úkolů, které lze zvládnout za zhruba 2 hodiny. Poté, co jsou všechny úkoly dokončeny, se všechny týmy připojí do společného meetingu na ohodnocení a zpětnou vazbu. Deset až patnáct minut bohatě postačuje k vyhodnocení celé události.

Technické zázemí

Jako obecnou platformu jsme zvolili Google. Pro videokonferenční hovor jsme použili Google Meet - kdokoliv s odkazem se může do meetingu zapojit, není třeba žádných speciálních loginů či přístupových kódů. Několik úkolů bylo navíc zadáno pomocí několika dalších Google nástrojů (jako jsou Google Documents, Google Sheets apod.), které jsou snadno přístupné a upravitelné a které umožňují na úkolu spolupracovat všem hráčům najednou.

Každý tým dostal k dispozici jednoho game mastera, který dává na hru pozor, vyhodnocuje úkoly, počítá body a kontroluje čas. Game master není aktivní součástí hovoru, ale zadává úkoly a komunikuje s týmem pomocí chatu. Tento aspekt hry je však možné na požádání upravit. Game master je také týmu nápomocný, pokud je to potřeba - může vyjasnit zadání či pomoci s technickými potížemi.

Testování a hra

Měli jsme dva týdny na přípravu a testování hry před samotnou událostí. Podnikli jsme dvě kola testů - jedno s našimi game mastery z MindMaze. Byla to ohromná zábava a navíc jsme tím získali příležitost mít trochu vlastního teambuildingu během karantény.

Po každém kole testů jsme poupravili úkoly a technické zázemí, aby teambuilding mohl proběhnout hladce pro hráče i game mastery.

Ve výsledku jsme měli 34 účastníků rozdělených do 6 skupin, které obsluhovalo 6 game masterů a 1 hlavní koordinátor, který všechno řídil z pozadí. Celkem 5 skupin bylo českých a 1 anglická. Naštěstí nenastaly žádné technické potíže a všichni se skvěle bavili! Někteří se nemohli dočkat konce soutěže a rovnou sdíleli svá kreativní řešení se všemi. Ke spoustě hráčů se také připojily jejich děti a v některých případech pomáhali s řešením úkolů i domácí mazlíčci.

Anketa a zpětná vazba

Po proběhlé události jsme poslali hráčům anketu s žádostí o vyplnění. Zpětnou vazbu zaslala více než polovina účastníků. S výjimkou jednoho hráče se hodnocení pohybovalo mezi 4 a 5 z celkových 5 hvězd. Všichni by navíc doporučili tuto událost svým kamarádům i dalším kolegům, což nás velmi potěšilo.

Samozřejmě jsme dostali i konstruktivní zpětnou vazbu. Jeden z nejčastějších problémů byl, že bodování nebyla všem zcela jasné, a tudíž bylo těžké se rozhodnout, kdy využít žolíka. Dalším častým problémem, na který jsme přišli již před samotnou událostí, se ukázal být email od MindMaze s úvodními informacemi o události, který bohužel spoustě hráčů přistál ve spamu. Oba tyto problémy se již snažíme řešit.

Velice kladně hodnotili hráči výhodu online formátu; mohli se tak připojit i kolegové pracující na dálku z Brně i ze Slovenska, kteří se normálně mohou účastnit teambuildingu, jenom pokud se dostanou do Prahy. Online teambuildingu se ale může zúčastnit kdokoliv z celého světa - ať už je pouze v jiném městě nebo dokonce nebo na jiném kontinentu. Konečně se tedy mohou zapojit i všechny týmy pracující vzdáleně.

Sečteno a podtrženo, vytváření a pořádání tohoto online teambuildingu byla zábava jak pro nás, tak i pro našeho klienta! Věříme, že se nám povedlo vytvořit formát, který zdůrazňuje význam týmové spolupráce v zajímavé formě a poskytuje 2-3 hodiny týmové zábavy, i když se hráči nemohou fyzicky sejít na jednom místě.